Come creare un’email aziendale?

Al giorno d’oggi non si può più pensare di poter fare a meno di un indirizzo e-mail, anche e soprattutto per chi lavora nel settore dei viaggi e delle vacanze. Infatti la progressiva diffusione dello smart working ha visto l'aumentare degli agenti di viaggio che non hanno più un negozio fisico, ma che operano semplicemente da un computer.

L’importanza delle mail per le aziende

Al giorno d’oggi non si può più pensare di poter fare a meno di un indirizzo e-mail. Moltissime comunicazioni importanti avvengono attraverso questo metodo che si dimostra molto vantaggioso e questo avviene ovviamente anche nel settore dei viaggi e delle vacanze, quando può capitare di dover inviare informazioni importanti, ad esempio ad un cliente che si trova in viaggio dall'latra parte del mondo. Innanzitutto per la velocità della comunicazione: i messaggi email arrivano pochi secondi dopo che vengono inviati.

E’ inoltre possibile ottimizzare i tempi nell’inviare la stessa comunicazione a più persone (per esempio ad un gruppo di clienti che hanno prenotato lo stesso viaggio): basterà semplicemente selezionare tutti i destinatari prima di inviare il messaggio.

Ma perché, anche per le agenzie di viaggio, è necessario creare un’email aziendale? In questo articolo, oltre a rispondere a questa domanda, vedremo come creare un’email aziendale.

I vantaggi di avere un’email aziendale per la tua agenzia

Se vogliamo dare un taglio professionale alla nostra agenzia, allora non possiamo semplicemente utilizzare un indirizzo email privato. Una volta le email aziendali erano appannaggio delle ditte importanti, mentre per quelle di piccole dimensioni, magari con pochi o nessun dipendente non si dava assolutamente importanza a questo aspetto.

Negli ultimi tempi, invece, non si fa che parlare dell’importanza dell’immagine aziendale, della necessità di rafforzare la brand identity. Nella tua agenzia viaggi, la mancanza di un’email aziendale potrebbe essere una lacuna nel processo di crescita del proprio marchio. Questa infatti deve apparire non solo sul sito web, ma anche sui biglietti da visita, sulla nostra pagina facebook, o su qualsiasi canale stiamo utilizzando per pubblicizzarci. L’impatto che avrà sui nostri potenziali clienti sarà sicuramente diverso da quello che potrebbe avere un semplice indirizzo mariorossi@gmail.com

Di solito l'email aziendale viene collegata al proprio dominio. Questo ci offre la possibilità di scegliere più di un indirizzo con lo stesso dominio compreso nell’estensione della dicitura (per esempio: prenotazioni@miaagenzia.xyz e assistenza@miaagenzia.xzy).

In questo modo si potranno creare delle liste di distribuzione che permettono di rimanere più facilmente in contatto con il proprio team o con i propri clienti, smistando correttamente i messaggi.

Non possiamo non menzionare inoltre i servizi di sicurezza, che sono molto più all’avanguardia quando creiamo un indirizzo email su un sito dedicato all’acquisizione di domini, alla creazione di PEC o di indirizzi aziendali.

Una pratica molto utile alla quale ricorrere sarà inoltre la sincronizzazione delle mail sui dispositivi prescelti. In questo modo si potrà accedere ai calendari ed ai servizi email da ogni luogo, se abbiamo con noi uno dei dispositivi indicati. Per esempio, se un cliente ti cerca per informazioni su un volo o un hotel e non sei davanti al PC, potrai comunque accedere a tutto lo storico dei messaggi scambiati con questa persona e con i fornitori dei servizi.

Creare un’email aziendale è qualcosa di estremamente semplice. Innanzitutto dovremo registrare il nostro dominio, scegliendo il nome e l’estensione giusti tra le diverse possibilità. Una volta entrati nel pannello di controllo del proprio dominio, dovremo trovare la casella MIO DOMINIO, oppure potremo vedere direttamente la casella con la dicitura Mio Account o Email. Cliccando su questa dicitura avremo la possibilità di creare il nostro indirizzo nuovo di zecca.

Ricordiamo che una volta creato, non potremo più modificarlo, ma solamente eliminarlo ed eventualmente sostituirlo. Quindi prestiamo attenzione a questo passaggio.

Vedremo inoltre indicati i servizi inclusi, tra cui la protezione da Malware e gestione della SPAM, ma anche la quantità di spazio disponibile. Ad ogni modo, potremo ampliare la memoria riservata per la posta anche in un secondo momento.

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